Dépôt de messages vocaux sur répondeur et RGPD : ce qu’il faut savoir

Le dépôt de messages vocaux sur répondeur est un levier de communication puissant pour les entreprises : efficace, direct, et souvent perçu comme moins intrusif qu’un appel. Mais depuis l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), ce canal est soumis à des règles strictes. Comment concilier performance marketing et conformité légale ? Voici l’essentiel à savoir.

Qu’est-ce que le dépôt de messages vocaux sur répondeur ?

Il s’agit d’un message préenregistré, diffusé directement sur la messagerie vocale d’un destinataire sans faire sonner son téléphone. Cette technologie est aussi appelée « message vocal direct«  ou « message sans faire sonner« .

✔️ C’est un outil redoutable pour :

• Relancer un client ou prospect
• Envoyer une alerte ou un rappel
• Mener une campagne d’information ou de communication

Mais attention, qui dit contact direct, dit données personnelles.

Le RGPD, un cadre clair pour les communications vocales

Le RGPD, en vigueur depuis mai 2018, protège les citoyens européens face à toute utilisation de leurs données à caractère personnel. Cela inclut bien sûr les numéros de téléphone, et donc les messages vocaux déposés automatiquement.

Ce que dit la réglementation :

• ✅ Consentement requis dans un cadre marketing (opt-in)
• ✅ Information claire sur l’identité de l’émetteur et la finalité du message
• ✅ Facilité de désabonnement (mentionner un numéro ou un lien clair)
• ✅ Journalisation des dépôts pour prouver votre conformité
• ❌ Pas de dépôt vocal sur des listes non opt-in ou issues d’achats de bases illégitimes

B2B vs B2C : des règles différentes pour le dépôt vocal

🔹 En B2C :

• Le consentement préalable (opt-in) est obligatoire pour toute communication à but commercial.
• Cela s’applique aussi aux numéros mobiles personnels des indépendants, freelances, ou professions libérales.
• Seules les communications informationnelles peuvent parfois être exemptées.

🔹 En B2B :

• Il est possible de communiquer sans opt-in à des adresses professionnelles, si le message est en lien avec l’activité professionnelle de la personne.
• Exemples : contact pro, invitation à un salon, relance devis, etc.
• Mention claire de l’émetteur, de l’objet et possibilité de désabonnement obligatoire. ⚠️

💡 Conseil : En cas de doute, appliquez les règles les plus protectrices (comme en B2C) et consulter le site de la CNIL.

Dépôt vocal et marketing : opt-in obligatoire

L’envoi d’un message vocal à but commercial est considéré comme une communication électronique directe, nécessitant un consentement préalable.

Exemples de campagnes vocales :

• Relance d’un devis
• Offre commerciale personnalisée
• Invitation à un événement

Numéro Polyvalent Vérifié (NPV) : un prérequis technique et légal

Pourquoi utiliser un NPV ?

• Identification correcte des appels sortants
• Prévention des abus et fraudes
• Obligatoire pour appels marketing, relation client automatisée, ou dépôt sur répondeur

Lire aussi : Pourquoi utiliser un numéro polyvalent vérifié (NPV) ?

Quand est-ce que l’utilisation du NPV est obligatoire ?

Et pour les messages informatifs ?

Les messages informatifs (confirmation, alerte, livraison) n’exigent pas toujours de consentement, mais doivent rester transparents et proportionnés.

Comment Voice Partner vous aide à rester conforme ?

• Journalisation des dépôts
• Modèles conformes RGPD
• Respect du désabonnement et mise à disposition d’un accès aux données personnelles

Nous accompagnons également nos clients sur les bonnes pratiques juridiques et techniques pour une communication responsable et performante.

Une question sur le dépôt vocal et le RGPD ?

Notre équipe est là pour vous accompagner. Contactez-nous pour découvrir comment Voice Partner peut vous aider à optimiser vos campagnes dans le respect des règles en vigueur.